Jakie regały do archiwum zakładowego? Czyli wymogi dotyczące organizacji archiwum



Każdy zakład jest w posiadaniu obszernej dokumentacji, która wymaga bezpiecznego przechowywania. Niezbędnym wyposażeniem archiwum są regały, dzięki którym wszelkie materiały i dokumenty mogą być składowane w należyty sposób. Jakie regały powinny znajdować się w archiwum zakładowym?

dokumenty w firmie

Jakie regały do archiwum wybrać?

Archiwum zakładowe, podobnie jak wiele innych instytucji, winno być wyposażone w meble najwyższej jakości, które będą mogły sprostać oczekiwaniom właściciela przedsiębiorstwa przez wiele lat ich użytkowania. Najpopularniejsze regały do archiwum (http://regalybudmax.pl), które można spotkać nie tylko w pomieszczeniach służących do składowania dokumentów, ale również w bibliotekach czy aptekach są regały stacjonarne. Tego typu meble wytwarzane są z różnych tworzyw jak m. in. stal i drewno. Metalowe regały zabezpieczone są przed korozją, co jest gwarancją ich długowieczności. Wysokość półek powinna być dostosowana do rozmiarów akt, aby tym samym zapewnić dokumentom jak najlepszą stabilność. Ponadto, każdy z poziomów musi utrzymać duży ciężar (metr bieżący dokumentów waży ok. 35-40 kg). Regały muszą zapewniać swobodny i wygodny dostęp do znajdujących się w nich akt.

Decydując się na regały przesuwne, do wyboru są ich dwa rodzaje – mechaniczne z systemem korbowym oraz modele o napędzie elektrycznym. Każdy z nich potrafi pomieścić dużą ilość dokumentów przy stosunkowo niedużej przestrzeni w pomieszczeniu. Jest to możliwe za sprawą szyn, na których meble są umieszczone. Każdy z tych regałów jest bardzo łatwy w obsłudze, natomiast modele elektryczne posiadają dodatkowe zabezpieczenia zwiększające bezpieczeństwo ich użytkowana, a także dające możliwość dostępu do akt tylko osobom upoważnionym – może to dotyczyć tylko pojedynczych regałów jak również całych zestawów znajdujących się w archiwum.

Każdy rodzaj regału można z dość dużą łatwością dopasować do wybranego pomieszczenia. Ich wysokość może się przykładowo zaczynać od 150 cm, a kończyć nawet na 400 cm. Szerokość powinna być dopasowana do rozmiaru dokumentów oraz kartonów, które będą znajdować się na półkach. Długość regałów może z kolei sięgać aż 1500 cm, co sprawia, że składować na nich można bardzo duże ilości dokumentów.

Regały stacjonarne muszą być umieszczone zgodnie z przepisami

Zgodnie z §8 pkt 9 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku, archiwum powinno spełniać kilka wymogów, do których m. in. należą:

  • Prawidłowe oświetlenie, sprawna instalacja elektryczna, równomierne ogrzewanie oraz dobra wentylacja
  • W pomieszczeniu musi być sucho
  • Odpowiednie zabezpieczenie lokalu – ochrona przed pożarem, włamaniem oraz nasłonecznieniem pomieszczenia
  • Regały stacjonarne lub przesuwne muszą być ustawione prostopadle do okien. Pierwsze z nich powinny znajdować się w odległości minimum 5 cm od ścian, a szerokość przejścia między nimi nie powinna być mniejsza niż 80 cm. U dołu oraz u góry regału musi być zapewniona odpowiednia cyrkulacja powietrza
  • W pomieszczeniu powinny się znajdować przyrządy kontrolujące wilgotność powietrza oraz wysokość temperatury
  • Na wyposażeniu archiwum muszą być także schodki i/lub drabinki umożliwiające dostęp do najwyżej umieszczonych półek

Powinieneś przeczytać także:

Komentowanie zablokowane.